I. Namjena
Procedura za certificiranje halal kvalitete (u daljem tekstu: Procedura) služi za utvrđivanje sadržaja i redoslijeda aktivnosti koje se poduzimaju s ciljem dokazivanja usklađenosti pojedinih proizvoda i usluga sa zahtjevima Halal standarda. Slijeđenjem koraka procedure osigurava se postizanje potrebnog nivoa povjerenja u halal status proizvoda ili usluga, te pravilna primjena zahtjeva za kvalitet. Odgovornost za provođenje ove Procedure imaju Agencija, organizacija koja se certificira, te osobe koje učestvuju u realizaciji pojedinih aktivnosti.
II. Područje primjene
Ova Procedura se primjenjuje u području proizvodnje i prometa halal proizvodima i pružanja usluga na koje se mogu odnositi zahtjevi definirani u halal standardu i drugim normativnim aktima koji utvrđuju zahtjeve za halal proizvode i usluge.
III. Normativne reference
Agencija sprovodi usluge halal certificiranja klijentima prema zahtjevima sljedećih halal standarda:
a) BAS Halal standard 1049:2010 - Halal hrana – Zahtjevi i mjere (Halal food – requirements and measures
b) OIC/SMIIC 2: 2019 - Guidelines for bodies providing halal certification (Smjernice za tijela koja provode halal certificiranje
c) UAE.S GSO 2055- 1: 2015
d) UAE.S GSO 2055- 1: 2015 - HALAL FOOD - Part 1 : General Requirements
e) UAE.S 993 :2015 - Animal Slaughtering Requirements According to Islamic Rules
f) MS 1500:2019 - Halal food – Production, preparation, handling and storage –general guidelines (Third revision) –Department of Malaysia
IV. PROCEDURA HALAL CERTIFICIRANJA SE SASTOJI IZ SLJEDEĆIH KORAKA:
1. Klijent (aplikant) podnosi zahtjev za halal certificiranje (Application form)
Proces halal certificiranja počinje na inicijativu klijenta koji se želi certificirati (aplikant). Postupak može pokrenuti i ovlašteni predstavnik klijenta, bez obzira na status ili profesionalni status u odnosu sa klijentom. Zahtjev Agencije je da ovlašteni predstavnik dostavi prijavne dokumentacije, elektronski ili u printanoj formi, kako je aplikantu lakše. Obrazac Prijava za certificiranje halal kvalitete (OB-01-1) može se preuzeti sa zvanične internet stranice (www.halal.ba) ili na zahtjev aplikanta biti dostavljen e-mailom.
Sadržaj prijavne dokumentacije utvrđuje Agencija i sastoji se od:
- Prijave za certificiranje halal kvalitete (OB-01-1)
- Liste proizvoda za halal certificiranje (OB-01-2) i
- Liste sastojaka i dobavljača (OB-01-3)
- Druge dokumente koji potvrđuju ispunjenje inicijalnih zahtjeva za prijavu, u prilogu.
Ako prijava ne sadrži sva tri dokumenta smatra se nepotpunom. Agencija o tome obavještava aplikanta i traži da dostavi neophodne podatke.
2. Preispitivanje/obrada aplikacionih obrazaca
Nakon prijema Agencija obrađuje Prijavu za certificiranje i priložene dokumente kako bi utvrdila da:
a) Informacije o aplikantu i njegovom sistemu upravljanja su dovoljne za utvrđivanje programa audita;
b) b)) Sve moguće nejasnoće u razumijevanju predmeta certificiranja između Agencije i aplikanta su razjašnjene;
c) Agencija ima potrebne kvalifikacije i mogućnosti da obavi certificiranje,
Predmet certificiranja je jasan, lokacije na kojima se odvija djelatnost su poznate, vrijeme potrebno za realizaciju certifiranja, te su poznati i drugi aspekti certifikacijskih aktivnosti (jezik, sigurnosni zahtjevi, utjecaji na nepristrasnost, i drugo.
3. Potpisivanje ugovora za usluge halal certificiranja
Postupak halal certificiranja uključuje obavezu potpisivanja Ugovora o halal certificiranju. Prilikom zaključivanja ugovora o certificiranju sa klijentima, Agencija zahtijeva od druge strane da se obaveže na poštovanje odgovarajućih zakonskih propisa, zahtjeva Halal standarda i drugih relevantnih propisa.
4. Edukacija internih auditora
Obuka za interne auditore
Proces internog audita halal kvalitete podrazumijeva internu procjenu usklađenosti sistema i procesa u firmi u skladu sa zahtjevima Halal standarda i predstavlja veoma ozbiljan i zahtjevan posao. Da bi se ovaj proces u zainteresiranim firmama obavio na kvalitetan i profesionalan način neophodan je angažman internih auditora halal kvalitete.
Interni auditori halal kvalitete obavljaju slijedeće aktivnosti:
- implementacija zahtjeva Halal standarda u firmi,
- nadzor HrCCP (haram kritičnih tačaka),
- interni audit
- intrnu edukaciju saradnika u firmi.
U skladu s iskazanim potrebama Agencija za certifciranje halal kvalitete iz Tuzle organizira obuku za kandidate koji žele da vrše funkciju internog auditora halal kvalitete. Kandidate za interne auditore halal kvalitete određuje zainteresirana firma a broj kandidata iz jedne firme ovisi od veličine firme i stpena složenosti i rizika proizvodnje. Broj internih auditora u jednoj firmi mora biti toliki da se obezbijedi kvalitetan nadzor HRCCP i provođenje internog audita halal kvalitete.
Obučiti kandidate za samostalno dokazivanje halal proizvoda, procesa i sistema, dokazivanje sljedljivosti i samostalno obavljanje internog audita halal kvalitete.
Obuka za interne auditore halal kvalitete je interaktivnog tipa i traje jedan dan. Plan i program obuke kreira Odjel za edukaciju Agencije za certificiranje halal kvalitete. Predavači su vrhunski stručnjaci iz oblasti šerijata, ekonomije, prehrambene tehnologije, biotehnologije, poljoprivrede, veterine, medicine, menadžmenta, standardizacije...
Uspješno implementiranje zahtjeva Halal standarda u firmi predstavlja potvrdu stečenog i primijenjenog znanja internog auditora halal kvalitete. Kada firma uspješno implementira zahtejve Halal standarda i kada se donese odluka o dodjeli Halal certifikata firmi tada se donosi i odluka o dodjeli certifikata za interne auditor halal kvalitete.
Certifikat za internog auditora halal kvalitete izdaje se na period od 3 godine.
5. Inicijalni certifikacijski audit
Inicijalni halal certifikacijski audit je prvi certifikacijski audit novog aplikanta kojeg obavlja Agencija. Inicijani audit se sastoji od dvije faze: Audit prve faze i Audit druge faze.
AUDIT PRVE FAZE:
Agencija planira i obavlja Audit prve faze kako bi provjerila da klijent ima mogućnost da zadovolji zahtjeve Halal standarda. Ciljevi Audita prve faze su da provjeri:
a) da li je Klijent identificirao PRP (preduvjetni program) koji je odgovarajući za djelatnost (regulatorni i statutarni zahtjevi),
b) da li FSMS (sistem upravljanja sigurnošću hrane) uključuje adekvatne procese i metode za identifikaciju i provjeravanje opasnosti za hranu, te izbor i kategorizaciju kontrolnih mjera,
c) da li su primijenjeni propisi o zdravstvenoj ispravnosti hrane,
d) da li je FSMS dizajniran tako da zadovolji politike sigurnosti hrane organizacije,
e) da li programi za validaciju, verifikaciju i unaprjeđenje zadovoljavaju zahtjeve odgovarajućih FSMS standarda,
f) dokumenti FSMS-a i sporazumi su spremni za primjenu interno i sa relevantnim dobavljačima, klijentima i zainteresiranim stranama,
g) da li program implementacije FSMS-a omogućava realizaciju Audit druge faze,
h) da li postoji dodatna dokumentacija koju je potrebno obraditi i/ili informacije koje je potrebno znati unaprijed.
Prilikom određivanja intervala između Audita prve faze i Audita druge faze, Agencija utvrđuje klijentove potrebe da riješi sporna područja koja su identificirana Auditom prve faze, te razmotriti potrebu za potpunim ili djelimičnim ponavljanjem Audita prve faze. Agencija informira klijenta o tome da li rezultati Audita prve faze mogu dovesti do odgađanja ili otkazivanja Audita druge faze. Interval između Audita prve faze i Audita druge faze ne bi trabao trajati duže od 6 mjeseci. Audit prve faze će biti ponovljen ukoliko je potreban duži interval.
AUDIT DRUGE FAZE:
a) Agencija obavlja Audit druge faze s ciljem da provjeri implemetaciju zahtjeva Halal standarda, uključujući efikasnost klijentovog sistema upravljanja. Audit druge faze obavlja se u pogonima klijenta i uključuje audit kontrolu najmanje sljedećeg:
b) Informacije i evidencije o usaglašenosti sa svim zahtjevima Halal standarda i drugih normativnih dokumenata,
c) Informacije i evidencije o mjerama za sigurnost hrane i drugim primjenjivim zahtjevima,
d) Djelotvornost nadzora, mjerenja, izvještavanja i revizije u odnosu na ključne ciljeve i zadatke,
e) Sposobnost klijentovog sistema upravljanja i njegova djelotvornost u primjeni statutarnih, regulatornih i ugovornih zahtjeva,
f) Operativne kontrole klijentovih procesa,
g) Interni audit i ocjena upravljanja,
h) Odgovonost rukovodstva za politike klijenta.
6. Zaključci inicijalnog audita
Audit tim koji je obavio audit će analizirati sve informacije i evidencije prikupljene tokom Audita prve faze i Audita druge faze kako bi obradio sve nalaze audita i usaglasio zaključke audita. Agencija dostavlja izvještaj sa sprovedenog audita Komisiji za certificiranje donošenja radi pregleda izvještaja i donošenja Odluke o dodjeli halal certificiranja.
7. Komisija za Halal certificiranje
Komisija za certificiranje donosi odluku na osnovu izvještaja o auditu kojeg kompletira Agencija. Nakon razmatranja nalaza koji su navedeni u izvještaju, članovi Komisije usaglašavaju konačnu odluku o tome da li Agencija može ili ne može odobriti Halal certificiranje. Odluke Komisije donose se jednoglasno, ne većinom glasova..
8. Odluka o dodjeli halal certifikata
Nakon dobijanja pozitivne odluke od Komisije za certificiranje u kojoj se jasno navodi da Agencija može klijentu dodijeliti Halal certifikat, Agencija priprema dokumente o Halal certifikaciji koji sadrže Odluku o Halal certificiranju (OB-01-8), Halal certifikat (diploma) (OB-01-9) i Listu Halal certificiranih proizvoda / usluga (OB-01-10).
Dokument Odluke o Halal certificiranju sadrži sljedeće informacije:
a) Broj odluke i datum izdavanja,
b) Naziv i adresu klijenta,
c) Područje i/ili opseg certificiranja,
d) Listu proizvoda /usluga u formi priloga halal certifikatu,
e) Dozvolu za korištenje Halal znaka,
f) Certifikacijski ciklus,
g) Oznaku halal certifikata,
h) Pečat i potpis ovlaštene osobe Agencije.
9. Suspenzija, povlačenje ili smanjenje opsega certifikacije
Agencija suspenduje certifikaciju u slučajevima kada, naprimjer:
1) Klijent uporno i ozbiljno ne ispunava zahtjeve halal certifikacije, uključujući zahtjeve za efikasnost sistema upravljanja,
2) Klijent ne omogućava da se nadzorne ili recertifikacijeske aktivnosti obave u skladu sa obaveznim intervalima,
3) Certificirani klijent samostalno traži prekid certifikacije i suspenziju certifikata.
Za vrijeme trajanja suspenzije klijentova certifikacija je privremeno nevažeća, s tim da ne može trajati duže od 6 mjeseci. Agencija može obnoviti suspendiranu certifikaciju ukoliko su otklonjeni razlozi za donošenje suspenzije. Ukoliko se razlozi za suspenziju ne otklone u roku koji je odredila Agencija, onda će Agencija donijeti odluku o povlačenju i smanjanju opsega certifikacije.
Kada certificirani klijent uporno ili ozbiljno ne ispunjava zahtjeve certifikacije, Agencija će smanjiti opseg certifikacije kako bi isključila dio proizvoda, grupe proizvoda, proizvodne linije ili usluge koje ne ispunjavaju zahtjeve. Svako smanjenje opsega certifikacije će biti obrazloženo u odnosu na zahtjeve Halal standarda i podaci o tome će biti pohranjeni.
10. Održavanje halal certifikacije
Agencija održava halal certifikaciju na osnovu potvrda da klijent kontinuirano zadovoljava zahtjeve Halal standarda. Zadovoljavajuća potvrda može biti zasnovana na pozitivnim rezultatima:
a) Nadzornih audita obavljenih na godišnjem nivou,
b) Rezultata posljednjih laboatorijskih testiranja koji potvrđuju usklađenost proizvoda,
c) Inspekcijske kontrole, prije datuma isteka trenutno važećeg halal certifikata, koja je uključila pregled najmanje dva procesa i cjelovitu analizu sljedljivosti najmanje jednog proizvoda,
d) Monitoringa kojeg obavlja kompetentno osoblje Agencije, uz vođenje pisanih izvještaja koji potvrđuju da se certifikacijske aktivnosti efikasno provedene.
